Pourquoi et comment archiver ses documents ?

Nous vous parlions déjà de l’archivage il y a quelques temps sur notre blog, mais le sujet est vaste et les solutions nombreuses. C’est pourquoi nous revenons vers vous aujourd’hui avec une proposition économique, pratique et souple pour l’archivage des documents professionnels.

La nécessité d’archiver pour les entreprises

Pour une entreprise, stocker des documents est obligatoire. De plus l’espace de stockage doit être sécurisé et sain pour éviter le vol des données ou la dégradation des supports. En effet certains documents doivent être conservés durant un temps légal à l’image des bulletins de salaire ou des déclarations fiscales. Ils peuvent aussi être utiles lors d’un contrôle ou d’un audit de l’entreprise. Cette conservation des documents concerne les petites comme les grandes sociétés à l’image des SA, SARL, EURL… Si selon le fameux adage, nul n’est censé ignorer la loi, certains sites comme Service-public.fr rappellent les règles en la matière.

 

L’utilité d’un garde meuble avec accès autonome

garde-meubles Votre-BoxBien entendu si la numérisation des documents est recommandée (en raison d’un gain d’espace et d’une meilleure conservation), la version papier constitue souvent un double obligatoire pour l’archivage des documents d’entreprise. Faute de place au sein de l’entreprise, il est possible d’opter pour un garde-meuble fonctionnel à l’image des box proposé par votre-box.fr. Différents sites facilement accessibles par l’autoroute ou les transports sont proposés à la location. De plus cette entreprise expérimentée propose une formule de self stockage c’est à dire une gestion autonome de son box. L’entrepreneur peut accéder à ses documents stockés 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 grâce à des badges d’accès. Il est à noter que Votre-Box assure la sécurité et la bonne conservation des documents (surveillance de l’aération, du taux d’ensoleillement, d’humidité…).

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